Bewaarbeleid voor gegevens

Ingangsdatum: 16 maart 2026

1. Inleiding

In dit bewaarbeleid voor gegevens wordt beschreven hoe Hydroforce Engineering OÜ (‘wij’, ‘ons’ of ‘onze’) persoonsgegevens bewaart, beheert en vernietigt, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

2. Doel

Het doel van dit beleid is om:

• ervoor te zorgen dat persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan nodig is
• te voldoen aan wettelijke en regelgevende vereisten
• de rechten van betrokkenen te beschermen
• duidelijke procedures vast te stellen voor het bewaren en verwijderen van gegevens

3. Reikwijdte

Dit beleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die Hydroforce Engineering OÜ verwerkt, ongeacht de vorm of het medium waarin zij zijn opgeslagen.

4. Verantwoordelijke

Functionaris voor gegevensbescherming:

• Naam: Hydroforce Engineering OÜ (juridische afdeling)
• E-mail: legal@hydroforce.ee
• Telefoon: +372 5669 9464

5. Bewaartermijnen

In de volgende tabel staan onze standaardbewaartermijnen voor de verschillende categorieën persoonsgegevens:

Opmerking: deze termijnen kunnen afwijken op grond van specifieke wettelijke vereisten in uw rechtsgebied.

6. Bewaarbeginselen

6.1 AVG-beginselen

Overeenkomstig artikel 5, lid 1, onder e), van de AVG worden persoonsgegevens:

• bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkenen niet langer te identificeren dan voor de verwezenlijking van de doeleinden noodzakelijk is
• verwerkt op een wijze die een passende beveiliging waarborgt
• periodiek getoetst om te beoordelen of bewaring nog noodzakelijk is

6.2 Algemene beginselen

• Noodzaak: gegevens worden alleen bewaard zolang dat voor het oorspronkelijke doel nodig is
• Juistheid: bewaarde gegevens worden juist en actueel gehouden
• Beveiliging: passende beveiligingsmaatregelen beschermen de bewaarde gegevens
• Verantwoordingsplicht: bewaarbeslissingen worden duidelijk vastgelegd

7. Vernietiging van gegevens

Wanneer de bewaartermijn is verstreken, worden persoonsgegevens:

7.1 Elektronische gegevens

• veilig verwijderd volgens de in de sector gangbare methoden
• uit alle back-upsystemen verwijderd binnen de bewaarcyclus van de back-ups
• geanonimiseerd wanneer volledige verwijdering niet haalbaar is

7.2 Fysieke documenten

• versnipperd met papierversnipperaars met snippersnede (cross-cut)
• vernietigd via gecertificeerde vernietigingsdiensten
• waar van toepassing gedocumenteerd met vernietigingscertificaten

8. Uitzonderingen op de standaardbewaartermijnen

Gegevens kunnen langer dan de standaardtermijnen worden bewaard wanneer:

• de wet of een toezichthoudende autoriteit dit vereist
• dit nodig is voor lopende gerechtelijke procedures
• er een juridische bewaarplicht (legal hold) van toepassing is
• dit noodzakelijk is voor gerechtvaardigde bedrijfsdoeleinden (gedocumenteerd)

9. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen kunnen verzoeken om:

• informatie over hoe lang hun gegevens worden bewaard
• wissing van hun persoonsgegevens (‘recht op vergetelheid’)
• beperking van de verwerking tijdens de toetsing van de bewaring

Neem voor het uitoefenen van deze rechten contact op via: legal@hydroforce.ee

10. Evaluatie en actualisering

Dit beleid wordt jaarlijks geëvalueerd en zo nodig bijgewerkt om rekening te houden met:

• wijzigingen in wettelijke vereisten
• wijzigingen in bedrijfsprocessen
• technologische ontwikkelingen
• lessen uit incidenten op het gebied van gegevensbescherming

11. Contactgegevens

Neem bij vragen over dit bewaarbeleid voor gegevens contact op met:

Hydroforce Engineering OÜ Valge 13 Tallinn, Harjumaa 11415 Estland E-mail: legal@hydroforce.ee