Datenaufbewahrungsrichtlinie

Datenaufbewahrungsrichtlinie

Datum des Inkrafttretens: 2026-03-16

1. Einleitung

Diese Datenaufbewahrungsrichtlinie beschreibt, wie Hydroforce Engineering OÜ („wir”, „uns” oder „unser”) personenbezogene Daten im Einklang mit den geltenden Datenschutzgesetzen, einschließlich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), aufbewahrt, verwaltet und löscht.

2. Zweck

Der Zweck dieser Richtlinie besteht darin:

• Sicherzustellen, dass personenbezogene Daten nicht länger als notwendig aufbewahrt werden
• Gesetzliche und regulatorische Anforderungen zu erfüllen
• Die Rechte der betroffenen Personen zu schützen
• Klare Verfahren für die Datenaufbewahrung und -löschung festzulegen

3. Geltungsbereich

Diese Richtlinie gilt für alle personenbezogenen Daten, die von Hydroforce Engineering OÜ verarbeitet werden, unabhängig vom Format oder Medium, in dem sie gespeichert sind.

4. Verantwortliche Stelle

Datenschutzbeauftragter:

• Name: Hydroforce
• E-Mail: marketing@hydroforce.ee
• Telefon: 6506096

5. Aufbewahrungsfristen

Die folgende Tabelle zeigt unsere Standard-Aufbewahrungsfristen für verschiedene Kategorien personenbezogener Daten:

Hinweis: Diese Fristen können je nach spezifischen gesetzlichen Anforderungen in Ihrem Zuständigkeitsbereich variieren.

6. Aufbewahrungsgrundsätze

6.1 DSGVO-Grundsätze

Gemäß Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO müssen personenbezogene Daten:

• In einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke notwendig ist
• In einer Weise verarbeitet werden, die eine angemessene Sicherheit gewährleistet
• Einer regelmäßigen Überprüfung zur Beurteilung der Notwendigkeit der Aufbewahrung unterzogen werden

6.2 Allgemeine Grundsätze

• Notwendigkeit: Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie es für den ursprünglichen Zweck erforderlich ist
• Genauigkeit: Aufbewahrte Daten werden korrekt und aktuell gehalten
• Sicherheit: Angemessene Sicherheitsmaßnahmen schützen aufbewahrte Daten
• Verantwortlichkeit: Klare Aufzeichnungen dokumentieren Aufbewahrungsentscheidungen

7. Datenlöschung

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden personenbezogene Daten:

7.1 Elektronische Daten

• Sicher gelöscht unter Verwendung branchenüblicher Methoden
• Innerhalb des Backup-Aufbewahrungszyklus aus allen Backup-Systemen entfernt
• Anonymisiert, wenn eine vollständige Löschung nicht möglich ist

7.2 Physische Unterlagen

• Mit Kreuzschnittreißwölfern geschreddert
• Durch zertifizierte Vernichtungsdienste entsorgt
• Sofern anwendbar mit Vernichtungszertifikaten dokumentiert

8. Ausnahmen von der Standard-Aufbewahrung

Daten können über die Standardfristen hinaus aufbewahrt werden, wenn:

• Gesetzliche oder behördliche Anforderungen dies erfordern
• Laufende Gerichtsverfahren dies erforderlich machen
• Eine rechtliche Haltebenachrichtigung vorliegt
• Legitime Geschäftszwecke dies erfordern (dokumentiert)

9. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen können verlangen:

• Informationen darüber, wie lange ihre Daten gespeichert werden
• Löschung ihrer personenbezogenen Daten („Recht auf Vergessenwerden”)
• Einschränkung der Verarbeitung während der Aufbewahrungsüberprüfung

Um diese Rechte wahrzunehmen, wenden Sie sich an: marketing@hydroforce.ee

10. Überprüfung und Aktualisierungen

Diese Richtlinie wird jährlich überprüft und bei Bedarf aktualisiert, um Folgendem Rechnung zu tragen:

• Änderungen der gesetzlichen Anforderungen
• Änderungen von Geschäftsprozessen
• Technologische Entwicklungen
• Erkenntnisse aus Datenschutzvorfällen

11. Kontaktinformationen

Bei Fragen zu dieser Datenaufbewahrungsrichtlinie wenden Sie sich bitte an:

Hydroforce Engineering OÜ Valge 13 Tallinn, Harju 11415 Estland E-Mail: marketing@hydroforce.ee